Раздел Списание ГСМ

ЮС АВТО
Раздел Списание ГСМ

Руководство пользователя
→
Списание ГСМ

Вкладка «Готовность ТС»

Что такое вкладка «Готовность ТС»?

Необходимо указать все сведения, отмеченные звездочкой. Обратите внимание, что в некоторых пунктах требуется выбрать из раскрывающегося списка. Позиции в раскрывающемся списке должны быть добавлены вручную в соответствующих разделах Системы.

Перед тем как создавать путевые листы и запускать списание ГСМ, необходимо убедиться, что для каждого транспортного средства заполнены все характеристики: объём бака, тип топлива, нормы расхода и топливная карта. Вкладка «Готовность ТС» показывает, каких данных не хватает, и позволяет заполнить их прямо в таблице.

Поля, доступные для редактирования

Бак, л	Объём топливного бака. Вводится вручную
Тип топлива	Марка топлива из выпадающего списка (АИ-92, АИ-95, АИ-98, АИ-100, ДТ, Газ)
Топливная карта	Номер карты топливного оператора, привязанной к ТС
Расход зима, л/100 км	Норма расхода в зимний период
Расход лето, л/100 км	Норма расхода в летний период

Кнопка «Нет данных» в шапке таблицы — это фильтр. Нажмите её, чтобы отобразить только те ТС, у которых есть незаполненные поля.

Как заполнить данные ТС

Кликните на ячейку в таблице и введите значение. Изменения сохраняются кнопкой
«Сохранить» в правом верхнем углу.

Выбор типа топлива

Нажмите на ячейку в колонке «Тип топлива». Откроется выпадающий список с доступными марками. Выберите нужную.

Один автомобиль может использовать только один тип топлива. Если тип изменился — обновите его до создания путевых листов за нужный период.

Управление топливными картами

Топливная карта привязывается к конкретному ТС. Она используется для автоматического распределения заправок из файлов, которые загружаются во вкладке «Заправки». Карту можно привязать, отвязать, добавить новую или отредактировать.

Привязать существующую карту к ТС

Нажмите «+ Привязать карту» в строке нужного ТС. Откроется список доступных карт. Выберите нужную и нажмите «Сохранить».

В том же выпадающем списке есть кнопка «+ Добавить топливную карту» — она позволяет создать новую карту, не закрывая форму привязки.

Добавить новую карту

В выпадающем списке карт нажмите «+ Добавить топливную карту». В модальном окне введите номер карты и нажмите «Добавить».

Редактирование и отвязка карт

Редактировать номер карты

В выпадающем списке карт нажмите иконку карандаша рядом с нужной картой. Введите новый номер и нажмите «Сохранить».

Отвязать карту от ТС

Откройте список карт для ТС, нажмите кнопку «Отвязать» (красная) или иконку корзины рядом с картой. Подтвердите действие в диалоге.

Отвязать — карта остаётся в системе, но больше не привязана к ТС.
Удалить — карта полностью удаляется из системы. Это действие необратимо.

Ошибка: карта уже привязана к другому ТС

Если выбранная карта уже используется другим ТС, система покажет предупреждение с указанием конкретного автомобиля. Выберите другую карту или сначала отвяжите её от текущего ТС.

Что нужно сделать перед списанием

Убедитесь, что для каждого ТС заполнены все поля. Только тогда строки станут зелёными и списание пройдёт без ошибок.

☑	Заполнен объём бака (л) для каждого ТС
☑	Указан тип топлива
☑	Привязана топливная карта
☑	Заданы нормы расхода (зима и лето, л/100 км)
☑	Счётчик «Нет данных» равен 0 или оставшиеся ТС не участвуют в списании
☑	Нажата кнопка «Сохранить» после всех изменений

После того как все ТС готовы, переходите на вкладку «Заправки» — там отображается информация о заправках, загруженных по топливным картам.

Вкладка	Статус	Назначение
Готовность ТС	✓ выполнено	Проверить и заполнить данные ТС
Заправки	← вы здесь	Загрузка и просмотр заправок
Сводный расчёт	→ следующий шаг	Итоговые данные для списания
Списания		История документов списания

Вкладка «Заправки»

Что такое вкладка «Заправки»?

Вкладка «Заправки» отображает все транзакции заправок, загруженные из файлов топливного оператора. Данные из этой вкладки используются для автоматического распределения заправок по путевым листам при списании ГСМ.

Что отображается в таблице

Транспортное средство	ТС, к которому привязана топливная карта
Топливная карта	Номер карты, по которой прошла заправка
Дата/Время	Дата и время транзакции из файла оператора
Тип топлива	Марка топлива
Поставщик	Название АЗС или топливного оператора
Заправлено, л	Объём заправки в литрах
ID транзакции	Уникальный идентификатор транзакции. Кнопка рядом копирует ID в буфер обмена

Фильтры

На вкладке доступны два фильтра для удобного просмотра загруженных данных: Период — отображает заправки за выбранный диапазон дат; Транспортное средство — показывает заправки только по выбранному ТС. Фильтры влияют только на отображение и не затрагивают загруженные данные.

Как загрузить файл заправок

Файл заправок — это выгрузка из личного кабинета топливного оператора (например, Лукойл, АТАН и др.). Загрузите его, чтобы система автоматически распределила заправки по транспортным средствам.

Важно! Перед загрузкой убедитесь, что каждая топливная карта привязана к нужному ТС во вкладке «Готовность ТС». Именно по этой привязке система определяет, к какому автомобилю относится заправка.

Шаг 1. Откройте форму загрузки

Нажмите кнопку «Загрузить файл» в правом верхнем углу вкладки «Заправки». Откроется модальное окно с инструкцией и зоной загрузки

Шаг 2. Выберите файл и нажмите «Загрузить»

Нажмите «Загрузите с устройства» или перетащите файл в зону загрузки. Когда файл выбран и статус изменится на «Готово» — нажмите «Загрузить». Допустимые форматы: CSV, XLSX.
Максимальный размер: 10 МБ.

Шаг 3. Дождитесь обработки файла

После нажатия «Загрузить» система начнёт анализ файла. Страницу можно закрыть — обработка
продолжится в фоне.

Ошибки при загрузке

Если в файле обнаружены проблемы, система покажет подробный отчёт. Загрузка отменяется — необходимо исправить файл и загрузить его повторно.

Неверный формат или превышен размер файла

Если загружен файл недопустимого формата или его размер превышает 10 МБ, система сразу покажет сообщение об ошибке. Выберите корректный файл.

Ошибки в данных файла

Если файл корректного формата, но содержит строки с проблемами, система выведет отчёт «Результат загрузки» с детализацией по каждой ошибочной строке. Загрузка отменяется — исправьте ошибки в файле и загрузите его повторно.

☑	Заполнен объём бака (л) для каждого ТС
☑	Указан тип топлива
☑	Привязана топливная карта
☑	Заданы нормы расхода (зима и лето, л/100 км)
☑	Счётчик «Нет данных» равен 0 или оставшиеся ТС не участвуют в списании
☑	Нажата кнопка «Сохранить» после всех изменений

Вкладка	Статус	Назначение
Готовность ТС	✓ выполнено	Проверить и заполнить данные ТС
Заправки	✓ выполнено	Загрузка и просмотр заправок
Сводный расчёт	← вы здесь	Итоговые данные для списания
Списания	→ следующий шаг	История документов списания

Вкладка «Сводный расчёт»

Что такое вкладка «Сводный расчёт»?

Сводный расчёт — основная рабочая вкладка перед списанием. Здесь вы задаёте параметры списания, проверяете данные по каждому путевому листу и запускаете создание документа списания ГСМ.

Параметры списания
В левой части экрана задайте параметры — система автоматически проверит данные и подскажет, что нужно исправить.

Организация	Выберите организацию из списка. Обязательное поле
Период	Укажите диапазон дат списания. Обязательное поле
Транспортное средство	Фильтр по конкретному ТС. Если не выбрано — показываются все ТС
Тип топлива	Марка топлива для списания. Обязательное поле
Объём топлива к списанию, л	Общий объём, который планируется списать

Нажмите «+ Добавить тип топлива», если нужно списать несколько марок топлива в рамках одного документа.

Общий статус списания топлива

Диаграмма справа показывает распределение путевых листов по статусам на основе загруженных данных. Нажмите на сегмент, чтобы отфильтровать таблицу по этому статусу.

Готово к списанию (по ПЛ)	ПЛ полностью заполнен, можно списывать
Требует оформления списания	Не хватает данных или расхождение между расходом по норме и по факту превышает 15%
Отсутствуют данные одометра	Не указаны показания одометра в ПЛ
Отсутствуют адреса	В ПЛ не заполнены адреса маршрута
Не указан остаток топлива	Не заполнено начальное или конечное топливо в баке

Таблица результатов проверки

В нижней части экрана отображается список путевых листов с результатами автоматической проверки данных. Строки, выделенные красным, содержат ошибки и требуют заполнения.

Колонки таблицы

ТС	Транспортное средство
№ ПЛ	Номер путевого листа. Кликабелен — открывает ПЛ
Период ПЛ	Даты начала и окончания ПЛ
Одометр, км	Показания одометра: начало → конец. Редактируется по иконке карандаша
Нулевой пробег, км	Пробег выезда и возврата без нагрузки. Редактируется по иконке карандаша
Движение топлива	Начальный остаток → заправлено → конечный остаток. Редактируется по иконке
Адреса	Количество адресов маршрута в ПЛ. Кликабельно — открывает список
Норма/факт	Норма расхода и фактический расход. Отклонение выделяется цветом

Переключатель «Отображать проведённые ПЛ»

Когда переключатель выключен — строки с уже проведёнными путевыми листами скрываются. Удобно использовать, чтобы сосредоточиться только на тех ПЛ, которые ещё требуют работы.

Редактирование данных прямо в таблице

Нажмите иконку карандаша в строке нужного ПЛ, чтобы открыть панель редактирования. Для одометра и нулевого пробега — вводятся показания выезда и возврата, система автоматически рассчитывает общий пробег. Для топлива — указываются марка, начальный остаток, объём заправки и конечный остаток, после чего система рассчитывает расход по норме и по факту.

После редактирования нажмите «Применить», чтобы сохранить изменения в строке. Кнопка «Сбросить» отменяет несохранённые правки.

После внесения всех данных нажмите кнопку «Сохранить», чтобы зафиксировать изменения.

Запустить списание ГСМ

Когда все данные проверены и заполнены, нажмите кнопку «Списать ГСМ» в правом верхнем углу.
Откроется окно подтверждения.

В окне подтверждения отображается сводная информация по списанию:

Будет списано	Общий объём топлива в литрах
Период	Диапазон дат списания
Организация	Выбранная организация
Топливо	Марка топлива
Списано / Норма / Отклонение	Детализация по каждой марке топлива с указанием отклонения от нормы
Путевых листов в обработке	Количество ПЛ, включённых в списание
Транспортных средств	Количество ТС

Нажмите «Списать ГСМ» для подтверждения. После подтверждения данные фиксируются в учёте и документ появляется во вкладке «Списания». Отклонение более 15% отмечается предупреждением ⚠ — проверьте данные перед подтверждением.

Вкладка	Статус	Назначение
Готовность ТС	✓ выполнено	Проверить и заполнить данные ТС
Заправки	✓ выполнено	Загрузка и просмотр заправок
Сводный расчёт	✓ выполнено	Итоговые данные для списания
Списания	← вы здесь	История документов списания

Вкладка «Списания»

Что такое вкладка «Списания»?

Вкладка «Списания» содержит историю всех созданных документов списания ГСМ. Здесь можно найти нужный документ и открыть детальный отчёт по нему.

Таблица списаний

Каждая строка соответствует одному документу списания. Нажмите на иконку документа в крайнем правом столбце, чтобы открыть детальный отчёт.

Номер	Порядковый номер документа списания
Организация	Организация, по которой проводилось списание
Дата/Время	Дата и время формирования документа
Период	Период, за который выполнено списание
Списано ГСМ, л	Общий объём списанного топлива
(иконка)	Открывает отчёт о списании по данному документу

Отчёт о списании ГСМ

Нажмите на иконку документа в строке нужного списания — откроется страница «Отчёт о списании ГСМ» в новой вкладке внутри раздела «Списание ГСМ».

Сводная информация
В верхней части отчёта отображаются реквизиты документа:

Организация	Название организации
Период	Диапазон дат списания
Дата/Время формирования	Когда был создан документ
Статус	Текущий статус документа (например, «готов для бухгалтерии»)

Детализированный отчёт
В нижней части — таблица с детализацией по каждому ТС и путевому листу: водитель, период ПЛ, топливо, списано литров, норма расхода и отклонение. Строки с отклонением более 15% отмечаются предупреждением ⚠, строки в пределах нормы — зелёной галочкой ✓.

Кнопка «Скачать отчёт» в правом верхнем углу пока неактивна — выгрузка документа в Excel появится в ближайшем обновлении.

Вкладка	Статус	Назначение
Готовность ТС	✓ выполнено	Проверить и заполнить данные ТС
Заправки	✓ выполнено	Загрузка и просмотр заправок
Сводный расчёт	✓ выполнено	Итоговые данные для списания
Списания	✓ выполнено	История документов списания